Saken gjelder Asker kommunes saksbehandlingstid av krav om partsinnsyn og innsyn etter offentleglova. Klageren hadde benyttet seg av klageretten etter offentleglova § 32 andre ledd. Det gikk seks måneder fra klageren ba om innsyn til kommunen fattet en avgjørelse i saken. Den lange saksbehandlingen skyldtes kapasitetsutfordringer grunnet nyansettelser, stor saksmengde, koronapandemien og omlegging av digital innsynsløsning. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden ikke i tråd med forvaltningsloven § 11 a første ledd eller offentleglova § 29 første ledd og § 32 tredje ledd. Kommunen er bedt om å gi en redegjørelse for hvor mange innsynskrav og klager den har til behandling pr. 1. juni 2022 med angivelse av når kravene og klagene kom inn.

Saken gjelder spørsmål om en kommune hadde adgang til å innhente opplysninger om en søkers sykefravær som ledd i en ansettelsesprosess, og om kunnskap om tidligere sykefravær kunne vektlegges ved vurderingen av om søkeren var egnet for stillingen. Det var også et spørsmål om opplysningene ble innhentet på korrekt måte. Videre er det et spørsmål om saken var tilstrekkelig opplyst før vedtak om ansettelse ble fattet, og om kommunen hadde adgang til å ansette en søker som ikke oppfylte kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten. Sivilombudet har kommet til at kommunen ikke har godtgjort at det var nødvendig å innhente opplysninger om klagers sykefravær, herunder opplysninger om årsaken til dette fraværet, ved vurdering av om hun var kvalifisert for en stilling som helsefagarbeider i kommunens hjemmetjeneste. Årsaken til sykefraværet var ikke tilstrekkelig kartlagt, og kommunen kunne derfor ikke legge til grunn at det var sannsynlig med tilsvarende fravær i stillingen klageren hadde søkt på. Kommunen hadde dessuten ikke adgang til å hente ut opplysningene om klagers sykefravær direkte fra hennes personalmappe, og kommunens administrasjon skulle ikke levert ut disse opplysningene. Siden kommunen har opplyst at sykefraværet var den eneste grunnen til at hun ikke fikk tilbud om fast stilling som helsefagarbeider, noe som også støttes av dokumentene i saken, synes klager å ha blitt urettmessig forbigått. Ombudet ber om at kommunen vurderer hva som kan gjøres for å rette opp den urett som er gjort mot klager.

Utlendingsdirektoratet (UDI) brukte til sammen over ett år på å behandle en begjæring om partsinnsyn og sende klagen til rett klageorgan. Det tok nesten tre måneder før UDI traff vedtak i første instans. Vedtaket ble påklagd. Det tok seks uker før UDI sendte klagen videre, og da til feil klageorgan. Etter at UDI ble gjort oppmerksom på feilen gikk det ytterligere seks uker før klagen ble sendt til rett instans. Innsynssaken ble ikke behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Saker om partsinnsyn skal som hovedregel avgjøres samme dag, og normalt senest innen tre dager. Saken representerer et klart brudd på reglene om hurtig behandling av innsynssaker. UDI har videre ikke oppfylt sin plikt til å holde parten orientert om saksfremdriften, jf. forvaltningsloven § 11 a andre ledd og normer for god forvaltningsskikk. UDI har også brutt forvaltningsloven § 33 fjerde ledd om at saken skal oversendes klageinstansen så snart den er tilrettelagt. UDI lot klagen ligge vesentlig for lenge før den ble sendt videre, men da til feil klageorgan. Når feilen ble oppdaget tok det ytterligere seks uker før saken ble oversendt til rett instans, noe som er uakseptabelt lang tid i en sak om partsinnsyn. I denne saken tok det mer enn ett år og fire måneder fra innsyn ble krevd til parten fikk fullt innsyn i saksdokumentene etter å ha fått medhold av klageinstansen. Det er en uakseptabelt lang saksbehandlingstid. Ombudet ber om at UDI innen 25. mai 2022 gir en nærmere redegjørelse for hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt for å sikre at fremtidige begjæringer om partsinnsyn behandles på en tilfredsstillende måte.

Saken gjelder krav om dekning av sakskostnader i forbindelse med omgjøring av vedtak om arbeidsavklaringspenger. Den som får et vedtak endret til gunst for seg, har etter forvaltningsloven § 36 krav på dekning av nødvendige sakskostnader for å få endret vedtaket, såfremt endringen ikke skyldes forhold «utenfor forvaltningens kontroll». Skyldes omgjøringen nye opplysninger som belyser forholdene på vedtakstidspunktet, vil en part normalt ha krav på dekning av sakskostnader dersom forvaltningen ikke har oppfylt sin utredningsplikt etter forvaltningsloven § 17. Nav Klageinstans omgjorde sitt avslag på bakgrunn av opplysninger om klagerens arbeidsevne beskrevet i en nevropsykologisk undersøkelse. En del av opplysningene i denne rapporten var kjent for Nav Klageinstans før de traff vedtaket i saken, da Nav hadde mottatt en epikrise med informasjon av betydning for vurderingen av klagerens arbeidsevne i forkant av klagevedtaket. Ombudet er kommet til at saken ikke var tilstrekkelig utredet da Nav Klageinstans traff sitt omgjøringsvedtak. Nav må ved vurderingen av utredningspliktens rekkevidde avveie denne mot effektivitet og ressursbruk. Der Nav har kjennskap til opplysninger som klart fremstår egnet til å endre forvaltningens konklusjon dersom opplysningene blir bekreftet, må Nav undersøke opplysningene nærmere før det fattes vedtak. Etter ombudets syn, vil hensynet til effektiv saksfremdrift i slike tilfeller ikke være avgjørende. I dette tilfellet skulle Nav Klageinstans ha foretatt nærmere undersøkelser på bakgrunn av epikrisen eller avventet til ytterligere dokumentasjon forelå. Når dette ikke var gjort, og saken dermed ikke er tilstrekkelig utredet etter forvaltningsloven § 17, skyldes ikke omgjøringsvedtaket til gunst for klageren forhold utenfor forvaltningens kontroll, jf. forvaltningsloven § 36 første ledd. Sivilombudet ber Arbeids- og velferdsdirektoratet om å vurdere sakskostnadskravet på nytt.

Saken gjelder Statsforvalteren i Rogalands tolkning av to bestemmelser i kommuneplanen for Finnøy kommune (som nå er en del av Stavanger kommune) vedrørende beregning av bebygd areal for fritidsboliger. På bakgrunn av en klagesak undersøkte ombudet Statsforvalterens tolkning av eget tiltak og på generelt grunnlag. Ombudet er kommet til at terrasser som stikker mer enn 0,5 meter over terrengets gjennomsnittsnivå skal medregnes i bebygd areal. Slike terrasser kommer ikke i tillegg til størrelsen på selve fritidsboligen når man skal ta stilling til bebygd areal. Det er ikke adgang til å fravike reglene om metode for måling av grad av utnytting. Ombudet forutsetter at Statsforvalteren endrer sin praksis i tråd med uttalelsen.

Saken gjelder tildeling av forskningsmidler internt på en sykehusklinikk. Sivilombudet mottok en klage fra en ansatt som hadde fått avslag på søknad om midler. Klageren mente at de som hadde deltatt i tildelingsavgjørelsen, var inhabile. Selv om en arbeidsgivers fordeling til ansatte av interne budsjettmidler prinsipielt sett faller innenfor anvendelsesområdet til habilitetsreglene i forvaltningsloven § 6, er ombudet, etter en konkret vurdering, kommet til at det i denne saken ikke foreligger inhabilitet for de som deltok i tildelingsavgjørelsen.

En journalist i Kommunal Rapport ba om innsyn i en rapport skrevet av advokater fra et eksternt advokatfirma i forbindelse med en varslingssak i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Statsforvalteren i Vestfold og Telemark stadfestet fylkeskommunens delvise avslag på krav om innsyn i rapporten under henvisning til at det var et organinternt dokument, jf. offentleglova § 14 første ledd. I begrunnelsen viste Statsforvalteren til at advokatfirmaet måtte anses som en del av fylkeskommunen i forbindelse med utarbeidelsen av rapporten. Statsforvalteren la blant annet vekt på at oppgaven normalt ville blitt utført av fylkeskommunen selv, og at det hadde vært et tett samarbeid mellom fylkeskommunen og advokatfirmaet. I merinnsynsvurderingen viste Statsforvalteren til at prøvingsadgangen var begrenset til å legge stor vekt på hensynet til det kommunale selvstyret. Ombudet har, under tvil, kommet til at det i utgangspunktet er adgang til å unnta dokumentet fra innsyn som organinternt. Videre er ombudet kommet til at merinnsynsvurderingen er mangelfull og basert på en feilaktig lovforståelse. Ombudet ber på denne bakgrunn Statsforvalteren om å vurdere helt eller delvis merinnsyn på nytt.

En kommune hadde gitt delvis innsyn i et varsel. Innsyn ble gitt til to tidligere kollegaer av den som varslet. Saken gjelder spørsmål om brudd på taushetsplikten om noens personlige forhold. Videre gjelder saken ordførerens, som var en av de omvarslede, håndtering av saken. Kommunen mente at taushetsplikten ikke var til hinder for at det kunne gis innsyn i opplysninger om personlige forhold, jf. forvaltningsloven § 13 a, fordi opplysningene var alminnelig tilgjengelig, kjent for de to som hadde bedt om innsyn og klager hadde avgitt en erklæring om fritak for taushetsplikten. Sivilombudet har kommet til at kommunen har brutt taushetsplikten ved å gi delvis innsyn i varselet og ved dette gi ut opplysninger om klagerens personlige forhold. Det er overfor ombudet verken godtgjort at opplysningene var alminnelig tilgjengelig eller at de usladdede taushetsbelagte opplysningene var kjent for de to kollegaene som ble gitt innsyn. Erklæringen om samtykke til fritak fra taushetsplikt gjaldt i forbindelse med medieomtale av varslersaken og kunne ikke brukes som grunnlag for å gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger i varselet. Anonymiseringen som var foretatt var ikke tilstrekkelig. Kommunen bes for fremtiden skjerpe rutinene ved anonymisering. Sivilombudet har også merknader til kommunens håndtering av henvendelser fra klageren i innsynssaken og mener at ordføreren burde ha unnlatt å skrive direkte til klager i saken, selv i informasjonsøyemed.

Fiskeridirektoratet åpnet for søknader om utviklingstillatelser 20. november 2015. Dette var en midlertidig ordning med tildeling av særtillatelser til prosjekter innen akvakulturnæringen som kunne bidra til å løse areal- og miljøutfordringer næringen står ovenfor. Ordningen opphørte 17. november 2017. Nærmere regler om vilkårene for innvilgelse og saksbehandlingen var dels nedfelt i forskrift og retningslinje, eller fremkom av praksis beskrevet på fiskeridirektoratets nettsted. Et selskap søkte om 20 utviklingstillatelser etter denne ordningen. Søknaden ble avslått fordi selskapet ikke hadde dokumentert tilstrekkelig at prosjektet kunne bidra til å løse areal- eller miljøutfordringene næringen står ovenfor. Senere innvilget departementet tillatelse i en annen sak, der avslaget i første instans også var begrunnet i at søknaden ikke var tilstrekkelig dokumentert. I vedtaket skrev departementet at det var besluttet å endre dokumentasjonskravet slik at det ikke kreves like omfattende dokumentasjon som i tidligere saker. Dersom potensialet i prosjektet tilsa at tildelingskriteriene var oppfylt, kunne tillatelse innvilges på vilkår om at nærmere fastsatte dokumentasjonskrav ble oppfylt innen seks måneder. Selskapet mente de ble utsatt for usaklig forskjellsbehandling på bakgrunn av denne praksisendringen. Etter sivilombudets syn måtte departementet ved praksisendringen i den midlertidige tildelingsordningen se hen til hensynet til likebehandling og innrettelse. Når dette ikke var gjort hadde ikke departementet anledning til å endre tolkningen og praktiseringen av kriteriene for å innvilge utviklingstillatelser underveis i denne tildelingsprosessen. Videre mener sivilombudet at praksisen beskrevet på Fiskeridirektoratets nettside med en treukersfrist for ettersending av dokumentasjon var «bestemmende for rettigheter og plikter» for søkerne, og derfor er forskrifter etter legaldefinisjonen i forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav c. Den aktuelle tildelingsordningen er nå avsluttet, og det er derfor ikke aktuelt å be departementet om å behandle søknaden på nytt . Sivilombudet ber departementet merke seg ombudets synspunkter.

Saken gjelder innsyn i referater fra IDF-møter (informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter) i et politidistrikt. Politidirektoratet avslo innsyn i referatene under henvisning til at de var organinterne dokumenter. Direktoratet vurderte merinnsyn for møtereferatene, men viste til at offentliggjøring kunne medføre risiko for at møtedeltakerne ble mer tilbakeholdne i diskusjoner og i hva som ble gjengitt i referatene. Dette ville begrense både møtenes og referatenes funksjon og nytte- og informasjonsverdi. Sivilombudet mener det er tvilsomt om de aktuelle referatene i sin helhet ligger i kjerneområdet for offentleglova § 14 om organinterne dokumenter. Det er derfor også tvilsomt om disse hensynene kan bli avgjørende for vurderingen av merinnsyn i alle deler av referatene. Vurderingen direktoratet har foretatt er uansett for generell, ved at den ikke er knyttet opp mot innholdet i de enkelte møtereferatene. Ombudet ber på denne bakgrunn direktoratet om å foreta en fornyet merinnsynsvurdering.